Ik weet nog wel die keer dat ik bij een accountmanager ‘netjes’ tussen alle afspraken een kwartiertje pauze had gezet. Kon hij tussendoor even ademhalen, dacht ik. Drie dagen later stond hij voor mijn bureau met de vraag waarom ik dat in hemelsnaam deed want hij raakte er helemaal van uit zijn flow. Oeps.

En ik hoorde een keer een verhaal van een VA die stoer zei dat ze prima video’s kon editen. Ze wilde die klant gewoon graag helpen. Realitycheck: na drie nachten YouTube-tutorials en een eindresultaat dat meer leek op een bloopercompilatie dan een promo, moest ze alsnog bekennen dat ze beter eerlijk had kunnen zijn. Die klant was niet blij.

Ben je benieuwd hoe je je versbakken relatie met je klant kunt verpesten? Lees dan ‘mijn zeven manieren om’ en doe er je voordeel mee 😉

Oh en even doorlezen tot het einde want daar heb ik nog een waardevol cadeautje voor je verstopt.

1. Niet bekend zijn met de why en waarden van je klant

Als je niet op de hoogte bent van de drijfveren en motivatie van je klant, dan kun je de plank goed mis slaan. Ook het niet herkennen van de waarden van je klant kan een stoorzender zijn in jullie communicatie. Of erger nog. Als jij de communicatie verzorgt voor jouw klant, denk aan social media posts maken, teksten schrijven of visuals maken, dan is het natuurlijk essentieel dat je die why en kernwaarden op je duimpje kent. Je kunt dit uitvragen bij je klant, maar soms vindt een klant dat lastig. Dus het kan ook ‘onderweg’ door die informatie zelf te halen uit gesprekken of de manier waarop de klant naar anderen communiceert.

2. Aannames doen omdat je niet goed weet wat er van je verwacht wordt

Heel eerlijk. Als je niet goed weet wat er van je verwacht wordt, kun je je doodongelukkig (en onzeker) gaan voelen. Veel VA’s komen uit een dienstverlenend of verzorgend beroep. Weten wat de ander nodig heeft is ons op het lijf geschreven. Het kan echter ook het einde van je VA opdracht betekenen als je het gaat overdrijven. Als je alleen op je eilandje gaat zitten met je aannames en in mijn ogen bijna arrogante houding. En ik zeg niet dat je arrogant bent, maar zo kan het overkomen als je geen vragen stelt.

Misschien ga je uit van vorige ervaring uit loondienst of ervaring bij een andere klant. Dus doe je het nu ook zo. Want het voelt ook een beetje zwak ofzo om steeds dingen te vragen. Als het niet goed is hoor je het wel toch? Fout. Een opdrachtgever mag verwachten dat jij hier de lead in neemt. Iedere keer dat je jezelf betrapt op een aanname ga je deze bij de opdrachtgever toetsen. Met maar één intentie. De beste VA voor je opdrachtgever zijn.

3. Geen duidelijke afspraken over bereikbaarheid en beschikbaarheid

Eerst even over het verschil van die bereikbaarheid en beschikbaarheid. Als je hier niet allebei hetzelfde naar kijkt, garandeer ik je al in de eerste week van de samenwerking de eerste scheurtjes in de relatie. Terwijl het juist zo simpel is om dit even vooraf kort af te stemmen. Wanneer zijn jullie beiden (hallo, het is twee kanten op hè) bereikbaar, wanneer beschikbaar en wanneer is er ruimte voor afstemmingsoverleg.

Bereikbaar = je kunt een bericht sturen, maar de reactie kan later komen
Beschikbaar = je kunt direct schakelen (bellen, appen, snelle feedback, overleggen)

Ga deze twee typen van contact niet mixen. Verwacht niet direct een appje terug als dat niet in het tijdsblok valt waarin je samen hebt afgestemd ook echt beschikbaar te zijn. En raak ook niet meteen over de kook als een appje op ongelezen blijft staan. De ander kijkt er misschien liever even naar als er focus en aandacht is om het te doen.

Hier kan echt wel wrijving ontstaan weet ik uit ervaring. Want klant vraagt zich af waarom er niet op een Whatsappje gereageerd wordt (want blauw vinkje) en VA vraagt zich af of dit niet gewoon in Trello kan (want handiger). Als je niet met elkaar bespreekt wanneer en via welk middel je wat met elkaar communiceert, wordt het chaos. Zeker als je voor een chaotische ondernemer werkt 😉

Dus stem af:
- Tussen wanneer en wanneer bereikbaar
- Tussen wanneer en wanneer beschikbaar
- Welk kanaal gebruiken we
- Wat wordt waar gecommuniceerd
- Wat is de frequentie van communicatie
- Hoe regelen we follow up zodat er geen losse eindjes (lees appjes) meer zijn

4. Niet eerlijk over zijn over je ervaring

Natuurlijk kun je alles leren. Maar toen ik laatst die ene VA dus sprak over dat editen van die video’s, dacht ik “Waarom heb je niet gewoon verteld aan je opdrachtgever dat je het nog nooit gedaan had?”. Zij gaf toen aan dat ze dacht dat het wel goed zou komen.

Ik denk dat het beter is dat je gewoon eerlijk bent en aangeeft waar je staat. Geef aan dat je het graag wilt proberen en dat je het aan het leren bent. Of vraag of een collega het voor/met je kan doen. Een opdrachtgever verwacht vaak helemaal niet dat je alles kunt.
Dus wees liever eerlijk om het vertrouwen niet meteen al te beschadigen.

5. Niet praten over resultaat

Op zich is het natuurlijk logisch dat jij je focust op jouw taken en verantwoordelijkheden, maar als je voor een ambitieuze ondernemer niet praat over het resultaat van de onderneming dan is dat echt een gemiste kans. Want naast die why en waarden is dit misschien nog wel iets waar jij als VA meer van af moet weten (en van kunt leren). Dus vraag daar af en toe naar. Benoem het als je een succes voorbij hebt zien komen. Of stel concrete vragen als ‘Hoe gaat het met de omzet dit kwartaal? Kan ik nog iets betekenen om je te helpen je doelen te behalen?’. Je bent ondernemers onder elkaar, dus ga leren daar meer over te praten.

6. Onduidelijke planning en vage deadlines

Superirritant zijn ze he?! Die klanten die dan in een appje zetten “Kun jij deze tekst in een pdf opmaken?”. Terwijl wat ze eigenlijk hadden moeten zeggen was. “Kun jij zorgen dat deze tekst in onze huisstijl opgemaakt wordt en in een pdf gezet wordt, zodat we deze als weggever op de site kunnen plaatsen. Ik heb het uiterlijk donderdag nodig, want vrijdag en het weekend ben ik vrij en ik wil het maandag delen in de nieuwsbrief. Dus fijn als ik de eerste versie morgen in mijn mailbox krijg. Het heeft echt prio. Gaat dit lukken?”

Klink goed he?! Dus als je een top samenwerking wilt kun je het ook gewoon vragen. Niet alle klanten geven genoeg informatie! Ze weten vaak heel goed wat ze willen, maar vergeten de details te delen. Dus vraag door: “Hoe belangrijk is het dat het donderdag klaar is?”, dat gaat je zoveel meer informatie opleveren en geeft jouw ook weer onderhandelingsruimte over de deadline als deze niet haalbaar is voor jou. Hoe eerder je daar samen een knoop over kunt doorhakken, hoe beter.

7. Te weinig bevestiging vragen aan je klant

Het klinkt misschien een beetje kinderachtig, maar dat is het niet. Geen bevestiging vragen kan mogelijk misverstanden veroorzaken. “Maar ik ga toch niet de hele tijd naar complimenten vissen?”. Ja wel doen! Want als je te weinig bevestiging vraagt aan je klant, laat je aan twee kanten iets liggen. Je laat liggen dat je klant steeds meer en meer gaat voelen hoe fijn het is om met een VA samen te werken. Plus je laat liggen dat je zelfwaarde groeit. Want hoe beter je weet dat wat jij doet ertoe doet, hoe sterker je eigenwaarde en zelfvertrouwen groeien. Dus stel die vraag naar de bekende weg: "Was dit hoe je het bedoeld had?” of “Ben je tevreden over het resultaat?”. Lekker vragen.

En dan nog een laatste bonus fout om je werkrelatie te upfucken:

Bonus: Initiatief voor de evaluatie van de samenwerking bij de opdrachtgever laten liggen

Die ondernemer is druk, druk, druk. Als het goed gaat hoor je niks. Als het niet goed gaat dan hoor je dat heel omslachtig en onduidelijk want ze willen je niet beledigen of kwetsen. Dus als je wilt weten waar je staat of waar de opdrachtgever in wil verbeteren of groeien? Dan zul je zelf die vragen moeten stellen. Een heel groot voordeel van het zelf initiëren en veel vragen te stellen is dat je weet wat er bij de opdrachtgever leeft. Je kunt alvast voorsorteren op wat er komen gaat, meedenken in de planning, bepaalde nieuwe skills gaan leren omdat je nu weet wat eraan komt en waar jouw klant behoefte aan heeft. Zo maak je voor jezelf ook meteen een mooie lijst met werkzaamheden die jij komende maanden kunt gaan uitvoeren. It’s a win-win situation.

Zo verknal jij nooit meer een VA opdracht.

Wil jij binnenkort een evaluatiegesprek inplannen met je opdrachtgever? Hebben wij iets handigs voor! Vraag hier de gratis checklist ‘Let’s reflect: Voor een prettig eindejaarsgesprek met je opdrachtgever’ aan.

Waarom het aanvragen van deze checklist echt slim is:
Hij staat bomvol inspiratie om van jouw evaluatiegesprek een succes te maken.
We geven je een plan van aanpak voor de voorbereiding, de uitnodiging en het gesprek zelf.
En je krijgt van ons 12 gespreksstarters die je helpen bij het versterken van je samenwerking met je opdrachtgever.

Anyhow. Nu is een goed moment. Doe er je voordeel mee!

#futureproof #VAskills #ikbeneenVA #tooltips #artificialintelligence #worksmart